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GoogleKeepで、仕事の出来る人になる3つのコツ

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仕事管理はどうやっていますか?
手帳?ToDoソフト?プロジェクト管理ツール?
社会人たるもの、納期やアポをうっかり忘れないよう自分に合ったツールで仕事管理してる方が多いですよね。
でも、日々の業務にはツールで管理するほどではない細かいタスクが案外多くて、うっかり忘れることありませんか?

今回は、そんなうっかりミスをしない出来る人になる、超お手軽メモアプリ「Google Keep」の使い方をご紹介します。

<目次>

  • Google Keep って何?
  • Google Keep の使い方
  • コツ①とりあえずリマインドしておく
  • コツ②色やラベルは極力つけない
  • コツ③メモを共有する

Google Keep って何?

Google Keep はGoogleが提供するメモ作成サービスです。
PCのWebブラウザーでも、スマートフォンのアプリでも使えるので、いつでもどこでもメモができます。
スマホアプリはAndroid版のみでしたが、9月にiOS版が公開されてiPhone, iPadユーザーも使えるようになりました。下記からダウンロードできます。

Get it on Google PlayAndroidアプリはこちらからダウンロード

iPhoneアプリはこちらからダウンロード

Google Keep の使い方-基本操作

使い方はいたって簡単です。アプリを起動するか、Webブラウザーでhttps://keep.google.com/にアクセスしてください。

  1. 「メモを追加」をクリックまたはタッチします。
    googlekeep_memo0
  2. 入力できる状態になるので、メモを書きます。タイトルは特に必要ありません。
    googlekeep_memo1
  3. 「完了」をクリックすると一覧に戻ります。
    googlekeep_memo3

※書いてる最中に自動保存されていくので、入力エリア外(薄いグレー部分)をクリックしても保存された状態で一覧に戻ります。アプリには完了ボタンがないので「←」をタッチして戻ります。
googlekeep_memo2

タイトルを付ける必要もなく自動保存なので、まさに机の上のメモ用紙にちゃちゃっと殴り書きする感覚です。
“究極のシンプル操作”なのでメモするのが億劫にならないのが素晴らしい点です。

でもメモをとるだけでは出来る人にはなれないので、ちょっとだけ+αしましょう。

コツ①とりあえずリマインドしておく

Google Keepのシンプル操作はリマインダー設定でも同じです。
「リマインダーの追加・編集」を押して以下から選べば完了です。
 ・少し後で … 今夜
 ・明日 … 明朝
 ・次の週 … 次週の明朝

googlekeep_remind1
googlekeep_remind2

「日付と時間を選択」で指定もできますが、小さなタスクって、きっちり時間を決めなくてよいことが多いですよね。なのでほとんどこの3つで十分です。
アプリの場合はさらに楽ちんで、リマインダー設定をタッチすると「明日(朝)」がセットされます。
つまり前の日に思いついたことや、やりきれなかった細かいことをメモしておくと、次の日の朝一にはToDoが出来ているわけです。

さらにビジネスシーンで便利なのが、場所によるリマインドです。
「職場に戻ったら、書類を送る」
「打ち合わせの最寄駅に着いたら、課長に電話」
という具合に利用できます。
googlekeep_spot1arrow-rightarrow-downgooglekeep_spot2arrow-rightarrow-downgooglekeep_spot3

リマインダー設定さえしておけば、スマホやスマートウォッチが知らせてくれるので、「アレ忘れてた~(汗)」なんて失敗はなくなるでしょう。

remind_phoneremind_watch

コツ②色やラベルは極力つけない

メモ毎に色をつけたり、ラベルを設定できるので、カテゴリーで分類したり優先付けに使いたくなると思います。でも、色もラベルも極力設定しないのが良いです。
重要と考えるメモならば、リマインドするのが最も確実です。リマインド通知には「1時間後」と「あとで」ボタンがあるので、完了するまで何度でも通知してもらえます。
分類の必要性については、完了した細かいタスクを振り返る必要はないでしょう。余計な入力で手間を増やすほどのメリットは思いつきません。

それでも、書きかけのメモなど一定期間だけ目につきやすくしたければ、色で目を引くのも良いです。私は仕事は青、プライベートは黄色を付けています。それ以上の色は意味を忘れてしまうので2色だけです。
googlekeep_color1arrow-rightarrow-downgooglekeep_color2

また、後でまとめて参照したくなりそうなメモだけラベルを付けてますが、私は今のところ「インスピレーション」と「ブログネタ」だけです。
googlekeep_label1arrow-rightarrow-downgooglekeep_label3arrow-rightarrow-downgooglekeep_label4

コツ③メモを共有する

メモは他人と共有できます。
共有ボタン画面arrow-rightarrow-down共有先の入力画面

これで、指定した相手にお知らせのメールが届き、同じメモを開くことができるようになります。閲覧だけでなく編集もできるので、プロジェクトメンバーで1つの文書を作成するなど便利に使えるでしょう。
下記のようにリスト形式のメモも作成できるので、複数人でToDoリストを作成し、完了したら各自チェックするといった共同作業にも便利です。
リスト作成ボタン画面
arrow-down
リスト入力画面

リスト形式のメモ画面

周りの物忘れの多い同僚や後輩にメモを共有してあげるのも良いかもしれませんね。

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